AI(인공지능)의 빠른 발전은 이제 특정 전문가의 영역을 넘어, 일반 직장인의 일상적인 업무에도 깊숙이 들어오고 있습니다. 단순 반복 작업부터 보고서 작성, 이메일 응답, 일정 정리까지 다양한 업무를 AI를 통해 자동화할 수 있게 되었죠. 본 글에서는 직장인들이 실무에서 바로 활용할 수 있는 AI 자동화 꿀팁을 소개하며, 업무 효율과 워라밸을 동시에 잡는 방법을 알려드립니다.
1. 문서 작성과 요약을 빠르게: ChatGPT + 문서 툴
직장인에게 많은 업무가 있지만 출장을 제외하고는 대부분 가장 많이 소요되는 시간 중 하나는 바로 문서 작성과 회의록 정리입니다. 하지만 이제는 ChatGPT와 몇 가지 도구만 있으면 이 작업을 훨씬 빠르게 할 수 있습니다.
예를 들어 회의가 끝난 뒤, 회;의중에 작성한 간단한 키워드 내용이나,음성 녹음만 있으면 ChatGPT에 “회의 내용을 요약해줘”라고 요청하여 포맷이 정리된 회의록을 자동으로 받아볼 수 있습니다. 또한, “보고서 초안을 작성해줘”, “메일에 넣을 비즈니스 답변 문구 만들어줘”와 같은 프롬프트를 활용하면 다양한 상황에 맞는 문장을 빠르고 신속하게 작성할 수 있습니다.
이외에도 Notion AI를 활용하면 이전에 작성한 업무 노트를 자동으로 요약하거나, 작업 리스트를 생성할 수 있어 업무 계획 수립이 더욱 효율적입니다.
2. 일정 관리와 이메일 자동화: AI 비서의 등장
AI는 단순 문서 작성뿐 아니라 일정 관리, 미팅 예약, 이메일 처리 등 사무직의 핵심 루틴 업무도 자동화할 수 있습니다. 대표적으로 활용할 수 있는 도구는 Google Calendar + Zapier, Microsoft Copilot, Superhuman 등의 이메일 AI입니다.
Google Calendar에 Zapier를 연동하면 “이메일에 일정 정보가 오면 자동 등록”, “줌 링크가 포함된 회의는 자동 알림 발송”과 같은 자동화를 손쉽게 구현할 수 있습니다. 일정이 많고 반복되는 직장인에게는 매우 유용한 조합입니다.
이메일 자동화도 마찬가지입니다. Superhuman과 같은 이메일 클라이언트는 AI 기반 자동 응답 추천 기능을 제공하여, 자주 쓰는 회신 문구나 인사말 등을 버튼 한 번으로 입력할 수 있게 도와줍니다. 또한 ChatGPT에 이메일 내용을 붙여넣고 “친절하고 공식적인 답변 작성해줘”라고 하면, 적절한 문장이 바로 생성되어 복사해 붙여넣기만 하면 끝입니다.
회의 예약은 Reclaim AI와 같이 일정 충돌을 자동으로 피하고, 업무 집중 시간을 확보해주는 도구를 통해 자동화할 수 있으며, 이는 직장인의 '시간 확보'에 큰 도움이 됩니다.
3. 반복 업무 자동화: 간단한 매크로와 AI 봇 활용
자동화라고 하면 거창하게 들리지만, 실무에서는 아주 사소한 일부터 자동화가 가능합니다.예를 들어 매일 반복되는 데이터 정리, 엑셀 계산, 파일 정리 등의 작업은 IFTTT, Zapier, Make 같은 툴을 이용해 간단히 자동화할 수 있습니다.
ㄴ예를 들어 “ 요일 오전 9시에 구글 스프레드시트의 데이터를 요약해서 슬랙에 전송”또는 “특정 폴더에 문서가 업로드되면 자동으로 구글 드라이브로 백업”그리고 “새 메일 수신 시 자동 분류 및 태그 지정”이라고 하는 등 이처럼 반복 업무는 대부분 AI 기반 도구와 매크로로 해결이 가능하며, 엑셀의 경우에는 ChatGPT에게 수식이나 조건문을 작성해달라고 요청하면 초보자도 손쉽게 활용할 수 있습니다.
또한 크롬 확장 프로그램을 통해 웹페이지 내용을 자동으로 하거나, 지정한 시간에 웹사이트를 자동으로 열게 하는 등의 기능도 직장인의 루틴을 자동화하는 데 큰 역할을 합니다.
더 나아가, RPA(Robotic Process Automation) 도구인 UiPath나 Power Automate를 이용하면 업무 시스템 전반을 자동화할 수 있어, 사무직 실무자들이 별도의 프로그래밍 없이도 자신만의 ‘AI 사무비서’를 만들 수 있게 됩니다.
결론
AI는 이제 직장인들에게 선택이 아닌 필수 도구가 되고 있습니다. 문서 작성부터 일정 관리, 반복 작업까지 자동화할 수 있는 다양한 AI 툴을 적극 활용하면 시간은 절약되고, 더 중요한 일에 집중할 수 있습니다. 지금 바로 일상의 작은 업무부터 AI로 자동화해보세요. 업무 스트레스는 줄고, 워라밸은 높아집니다!